Die Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz könnte häufig besser laufen – wenn Vorgesetzte mehr Verantwortung abgeben würden. Experten der Münchner PLU Consulting sprechen von „erheblichem Optimierungspotenzial“. Das Beratungsunternehmen befragte mehr als 700 Assistenzkräfte in Firmen unterschiedlicher Größe, Branchen und Internationalität. Daraus wurde deutlich, dass drei Viertel aller Führungskräfte nicht das Potenzial ihrer Assistenz erkennen und zu wenig Aufgaben und Verantwortung an sie abgeben. Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentationen erstellen oder überarbeiten Chefs häufig selbst, E-Mails werden am liebsten eigenhändig beantwortet. Auch den einen oder anderen wichtigen Termin organisieren Chefs gerne höchstpersönlich. Das Fatale daran ist, dass ihnen diese Zeit für wichtigere Aufgaben fehlt: für Strategieplanung, Produktentwicklung oder Mitarbeiterführung. Eine top ausgebildete Assistenz kann dagegen für ihren Chef täglich drei Stunden Zeitgewinn realisieren, bei optimaler Zusammenarbeit können es sogar sechs Stunden pro Tag sein. Doch dann müssen Assistenzkräfte gelernt haben, effizient und schnell zu arbeiten. Dass sie ehrgeizig sind und sich weiterentwickeln wollen, belegt ebenfalls die Studie, die PLU zum vierten Mal durchführte. Als hoch spezialisierter Anbieter von Dienstleistungen zur optimalen Entlastung von Führungskräften und Projektleitern weiß das Unternehmen sehr genau, welche Standards heutzutage im Büro gefordert sind. Gute Englischkenntnisse sind selbstverständlich. Die Grundlagen in MS-Office müssen präzise sitzen, um schnell angewendet werden zu können. Die tägliche Praxis sieht vielerorts allerdings anders aus, was an fehlender Weiterbildung liegt. Lediglich ein Drittel der befragten Assistenzen nahm in den zurückliegenden drei Jahren an Trainings teil. „Unternehmen vergeben entscheidende Entwicklungspotenziale“, sagt dazu PLU-Chefin Christine Walker. Dabei wollen sich Assistenzen in anspruchsvollen Tätigkeitsbereichen weiterentwickeln und nicht nur Büroroutine erledigen. Sie wollen Verantwortung übernehmen und eigenständig arbeiten. In Aufgaben wie Maßnahmen- und Projektcontrolling, Vertragsmanagement oder die Übernahme von Teilprojekten können sie mit gezielter Schulung leicht hineinwachsen. Wenn dann auch noch der Chef ein guter Sparringspartner ist, klar kommuniziert und anspruchsvolle Aufgaben delegiert, wenn er seiner Assistenz Anerkennung zollt und ihr Freiräume gewährt, steht einer optimalen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. Chef und Assistenz wachsen zu einem „Winning Team“ zusammen, von dem beide profitieren. Allerdings ist auch auf der Seite der Führungskräfte noch erhebliches Entwicklungspotenzial vorhanden.
Lediglich 20 Prozent der befragten Assistenzen bewerten die Führungskompetenz ihrer Chefs als „top“.
(Text: Suse Bucher-Pinell)
Mehr Info zur PLU-Studie unter
Sind Sie und Ihr Chef schon ein Winning Team – oder woran fehlt es noch? Schreiben Sie uns!