Eventplanung 4.0 – online, modular und individuell

MICE goes online. Das zeigen die zahlreichen auf dem Markt rangierenden Onlinetools und Booking-Plattformen wie Meeting Market und HRS/meetago. Wer im MICE-Business an vorderster Front mitspielen möchte, kommt an der neuen Generation der Eventplanung per Mausklick nicht vorbei – und braucht einen Veranstaltungspartner wie KFP Five Star Conference Service an seiner Seite, der mit der Zeit geht.

Hand aufs Herz: Nehmen Sie den Schlummer Atlas ab und an noch zur Hand – und sei es nur aus Nostalgie? Vor 15 Jahren hätten Sie diese Frage mit einem ironischen Heben der Augenbraue quittiert, heute entlockt sie Ihnen wahrscheinlich ein Schmunzeln. Wir erinnern uns: Damals vertrauten wir darauf, dass uns der „Wegweiser“ auf unserer Hotelsuche sicher durch stattliche 5000 Domizile navigiert. War das passende Hotel erst eimal gefunden, wurden die Buchungskonditionen telefonisch abgehandelt und per Fax bestätigt.

Booking-Plattformen wie trivago, Expedia und HRS sei Dank verkürzt sich die Buchungs-Choreografie heute auf gut die Hälfte der Schritte. Was bleibt, ist der treffende Slogan „Mehr Zeit für das Wesentliche“.

Die Digitale Revolution greift nun vom Businessbereich mit aller Macht auf den MICE-Markt über und der Begriff „Instant Booking“ ist in aller Munde. Experten gehen davon aus, dass in drei Jahren alle Meetings unter 100 Personen vollständig online gebucht werden. Dass dies gigantische Auswirkungen auf die komplette Branche hat, versteht sich von selbst.

Adieu Planungstristesse, Bonjour click and buy – Eventplaner kleinformatiger Veranstaltungen trennen heute nur wenige Mausklicks von der komplett durchorganisierten, sämtliche Planungsvariablen enthaltenden Tagungsleistung. Im Klartext bedeutet das: Die vielen zeitraubenden individuellen Detailrunden mit den obligatorischen, über kurz oder lang ermüdenden Iterationsschleifen entfallen. Und auch die Kostentransparenz ist sichergestellt, denn durch das umgehend einsehbare Pricing bleiben Nachkalkulationen aus.

Doch was des einen Freud ist, ist bekanntlich des andern Leid: Während die Dienstleister bei der Eventplanung Zeit und Kosten einsparen, verlieren die aus ihrem Dornröschenschlaf erwachten Hotels ihren Exklusivstatus. Sie geraten in die Abhängigkeit der vorhandenen Online-Plattformen und müssen, da sie es zu gegebener Zeit versäumt haben, eigene Onlinetools zu bauen, mit den Gegebenheiten der vorhandenen vorliebnehmen und ihre Ressourcen dort zur Verfügung stellen. Für sie heißt es „Adieu Provision, Bonjour Digital Reality“. Hotelseitig besteht die Herausforderung der nächsten Jahre folgerichtig darin, die Möglichkeiten eines zusätzlichen Sales-Channels für die eigenen Zwecke gewinnbringend zu nutzen. Denn obwohl es stimmt, dass Online-Direktbuchungen derzeit noch ausschließlich bei kleineren Meetings ohne komplexe Anforderungen realisiert werden, ist es genauso richtig, dass die MICE-Welt in spätestens drei Jahren komplett digitalisiert sein wird. Hotels, die mit der Zeit gehen wollen, brauchen also einen starken Veranstaltungspartner an ihrer Seite.

KFP Five Star Conference Service baut Kompetenz und Support für die Hotellerie im MICE-Geschäft kontinuierlich aus. „Wir unterstützen die Hotellerie mit schlüsselfertigen Produkten ebenso wie mit individuell konzipierten Lösungen“, so Klaus Flettner, CEO von KFP. Nach intensiver Zusammenarbeit mit Agenturen und ausgewählten Industriekunden läutet KFP nun die nächste Ära der Veranstaltungsplanung ein: „Efficient Event Design“.

Modulare Veranstaltungsplanung, die schnell, ökonomisch und unkompliziert realisiert werden kann. Mit Efficient Event Design müssen mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr nicht mehr zeit- und kostenintensiv geplant werden. Stattdessen stehen dem Kunden vordefinierte und leicht verständliche Planungsmodule mit Packages von 25 bis 250 Personen zur Auswahl. Sie liefern das Grundsetup der Veranstaltung, das die Komponenten zeitliche Dauer, Raumgröße, Bühnengestaltung und Projektionsformen beinhaltet. Zahlreiche Erweiterungsmodule für Video, Licht, Ton, Interaktionssysteme, Apps etc. gewährleisten zusätzlich größtmögliche Flexibilität sowie eine Anpassung an die individuellen Anforderungen jedes Formats. Das einheitliche Pricing aller Modulbestandteile erspart dem Anbieter und den Nutzern langwierige Verhandlungs- und Freigabeprozeduren. Vereinbarte Mindestmengen ermöglichen außerdem eine Optimierung der Einzelpreise. Efficient Event Design garantiert dadurch erhebliche Kosteneinsparungen sowohl bei den Einzelleistungen als auch in der praktischen Eventorganisation. Und das Beste daran? KFP arbeitet bereits jetzt mit den marktführenden Onlineportalen Meeting Market und HRS/ meetago zusammen. Angedacht ist eine vollständige Integration der KFP-Medientechnologie in die Booking-Plattformen. „Als Marktführer im Bereich professioneller Eventtechnologie ist es unser Anspruch, Innovationen in der MICE-Branche frühzeitig zu erkennen und für unsere Kunden umzusetzen“, erklärt Klaus Flettner. „Deshalb stehen wir unseren Kunden als Berater zur Seite und erörtern gemeinsam mit ihnen, wie ihre individuellen Anforderungen in der Eventplanung auf hohem Niveau umgesetzt werden können.“ Lächelnd ergänzt er: „In Zukunft also auch instant, online und per Mausklick.“

KFP Five Star Conference Service wurde 1989 gegründet und ist heute mit mehr als 300 festangestellten Mitarbeitern in allen relevanten MICE-Standorten Europas der ausgewiesene Partner und Ansprechpartner für Hotellerie-, Industrie- und Agentur- kunden. Die lokale Präsenz vor Ort und die kreative Keimzelle in Frankfurt verschafft den Kunden ökologische und kommerzielle Vorteile. KFP Five Star Conference Service übernimmt die Planung, Beratung und Umsetzung im gesamten Medientechnologie-Bereich. Hierzu zählen die Durchführung von allen MICE-relevanten Veranstaltungsformaten, Video- und Webcasting ebenso wie innovative und individuelle Kommunikations- und Content-Lösungen.

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