Unsere aktuelle tempra365 – Das Management-Magazin für Office Professionals beschäftigt sich dieses Mal u. a. mit demKonfliktmanagement. Erfahren Sie, wie Sie Konflikte mediativ – also einvernehmlich – annehmen und klären können und wie die intelligenteste Lösung aussieht.
Auch stellen wir Ihnen in dieser Ausgabe kurz Deutschlands beste Sekretärin vor, die den traditionellen Leitz-Wettbewerb für sich entscheiden konnte.
Und last but not least finden Sie einen ausführlichen Bericht über dasJahreshighlight – Office Forum 2007.
Viel Spaß beim Lesen!
Kostengünstiger Professionalisierungsschub – Was ein externer Dienstleister bieten kann
Outsourcing liegt voll im Trend. Immer mehr Unternehmen greifen auf externe Serviceleistungen fürs Büro zurück. Wurde Anfang der 90er Jahre fast ausschließlich die Finanzbuchhaltung und das Controlling in externe Hände vergeben, werden heute Kerngebiete des Sekretariats nachgefragt. tempra stellt Ihnen mit BÜRO UND SEKRETARIAT Birgit Müller einen erfolgreichen Dienstleister vor.
Allein zwischen 2003 und 2006 ist die Zahl der Bürodienstleister nach Branchenauskunft um über 50 % gestiegen. Tendenz weiter steigend. Die deutlich gewachsene Nachfrage kann auch eine Pionierin der Branche, Birgit Müller (50), Gründerin und Geschäftsführerin des Bürodienstleisters BÜRO UND SEKRETARIAT Birgit Müller aus Bremen, bestätigen.
„Vor 15 Jahren habe ich die Idee des ‚virtuellen Büros’ aus den USA mitgebracht. Dort war es für Unternehmen, Institutionen, Freiberufler und Verbände völlig normal, bei Personalengpässen, speziellen Aufgaben, die das Know-how des eigenen Sekretariats überschritten, bei Krankheit oder Urlaub von Mitarbeitern, einen professionellen Sekretariatsservice in Anspruch zu nehmen“.
Dass BÜRO UND SEKRETARIAT Birgit Müller mit dieser Idee auch in Deutschland eine Marktlücke bedienen könnte, war der gelernten Bürokauffrau und geprüften Chefassistentin schnell klar. Sie kündigte ihren Job als Vorstandssekretärin bei einem Großunternehmen und wagte 1992 den Schritt in die Selbstständigkeit. Ein Weg, den Birgit Müller nicht bereut hat: „Schon nach einem Jahr konnte ich die erste Mitarbeiterin einstellen und habe seit dem ständig meine Angebotspalette erweitert und meinen Mitarbeiterstamm aufgestockt“.
Klare Vorteile
Das verwundert kaum, denn sowohl für die Unternehmen – aber auch für die Mitarbeiter – liegen die Vorteile auf der Hand: Bürodienstleister verfügen im Regelfall über mehr und aktuelleres Know-how, Skaleneffekte reduzieren die Kosten, anfallende Routinearbeiten werden abgenommen, entlasten so effektiv das Büro. „Unsere Dienstleistung funktioniert so simpel wie eine Autoanmietung. Es genügt ein Anruf, und ein komplett eingerichtetes Büro, modernste Technik und professioneller Service stehen kurzfristig, auch stundenweise, zur Verfügung.“
Kompetenter Partner
BÜRO UND SEKRETARIAT Birgit Müller sieht sich dabei nicht in Konkurrenz zu den Mitarbeitern im Office, sondern als Partner für die Sekretariatsarbeit. „Wir sind für die Sekretariate eine sinnvolle Ergänzung und unterstützen die Kolleginnen als vertrauensvoller Partner bei der täglichen Arbeit“, unterstreicht die erfolgreiche Unternehmerin. Mit ihrem zwölfköpfigen Team betreut Birgit Müller bundesweit Kunden aus Industrie, Handel, Handwerk und Dienstleistung und bietet neben den klassischen Sekretariatstätigkeiten – vom Schreibservice bis zum komplett ausgelagerten Voll-Sekretariat – inzwischen eine Vielzahl weiterer Dienstleistungen an. Hierzu gehört die Tagesbüro-Vermietung ebenso wie eine Repräsentanzanschrift für kleine Unternehmen und Freiberufler, Organisationsberatung, Sekretärinnen-Coaching und Konferenz-Service mit eigener Raumvermietung. Darüber hinaus berät das Team zu Büroeinrichtung, Technikausstattung und zählt Organisationsberatung sowie Workflow-Optimierung zu seinen Schwerpunkten. Jüngstes Projekt ist das komplett ausgelagerte Büromanagement für einen mittelständischen Maschinenbauer, der seine Auslandsaktivitäten komplett von Bremen aus organisieren und koordinieren lässt.
