Liebe Leserinnen und Leser,
der bSb hat in den letzten Jahren eine enorme Entwicklung gemacht. Nicht zuletzt haben die breite Unterstützung der Mitglieder und das große Engagement der Regionalgruppen und der Bundesgeschäftsstelle wesentlich dazu beigetragen,
dass der bSb heute ein moderner und von zahlreichen Unternehmen und Organisationen wertgeschätzter Verband ist.
Zwei Beispiele für realisierte Projekte, auf die wir zu Recht stolz sind, sind dieWeiterentwicklung unserer Mitgliederzeitschrift tempra und der Aufbau eines sehr guten funktionierenden bundesweiten Netzwerks. Auch in der Außendarstellung und im Marketing ist der bSb heute sehr professionell aufgestellt und muss den Vergleich mit anderen nicht scheuen. Mit dieser Ausgabe von tempra möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in die Aktivitäten des bSb-Netzwerks geben.
2007 haben wir in einem tempra-Artikel unsere Kollegin Birgit Müller vorgestellt, die auch langjähriges bSb-Mitglied ist. Wir berichteten über das vielseitige Dienstleistungsangebot ihrer Firma „Büro und Sekretariat Birgit Müller“. Zahlreiche Anfragen folgten, Unternehmen wollten mehr über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit erfahren. Einer dieser Anrufe kam von der Asklepios-Klinik Harburg, die eine Projektgruppe zur Reorganisation der Chefarztsekretariate ins Leben gerufen hatte. Das Projekt sollte durch einen externen Berater begleitet werden – Frau Müller erhielt den Auftrag und begleitete das Projekt erfolgreich über zwei Jahre. Die Krönung der Arbeit war derGewinn des Asklepios Awards, den die Klinik für die Umsetzung des Konzepts erhielt
(mehr dazu auf Seite 23).
Auf Seite 32 verrät Corinna Hillen, Mitglied der bSb-Regionalgruppe Ruhrgebiet, wie man als Teamleiterin im Office-Management die täglichen Herausforderungen bewältigt. Der Wandel des Berufsbildes einer Office-Managerin zeigt sich auch an den vielen praktischen technologischen Entwicklungen, die Freiräume für neue Aufgaben schaffen. Informationen über Neuheiten holt sich Frau Hillen unter anderem aus der tempra, die stets innovative Produkte aus dem Bürobereichvorstellt, und auf den bSb-Veranstaltungen und -Foren, wo man viele der Produkte genauer kennenlernen kann.
Gerade in wirtschaftlich unbeständigen Zeiten stehen Office-Mitarbeiter immer wieder vor neuen Aufgaben und Herausforderungen. Eine gute Gelegenheit, um sich hier zu informieren, bietet dasbSb Office Forum Ende April 2010 in Bamberg. Auf Seite 24 dieser Ausgabe von tempra finden Sie eine Vorschau auf die Veranstaltung (mehr dazu auch unter www.bsb-office.de). Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und viele spannende Gespräche.
Das sind nur einige Highlights dieser tempra-Ausgabe. Eine spannende Lektüre wünscht Ihnen
Ihre tempra-Redaktion<
Preisgekrönt – Dank tempra einen Award gewonnen
Die Asklepios Klinik Hamburg Harburg hat im Jahre 2007 eine Projektgruppe zur Reorganisation der Chefarztsekretariate ins Leben gerufen. Das Projekt „Pro-Sek“ sollte von „außen“, d. h. von einem externen Unternehmen, begleitet werden. Ende 2007 bekamen wir einen Anruf mit der Frage, ob wir uns vorstellen könnten, das Projekt zu begleiten. Die Anruferin war Mitarbeiterin der Asklepios-Klinik Harburg und hatte einen Artikel über unsere Arbeit bezüglich der Organisationsanalysen, z. B. in Pfarrgemeinden und Unternehmen, in der tempra gelesen. Natürlich konnten wir uns das vorstellen. Im Januar 2008 folgte dann das erste Kennenlernen der Projektbeteiligten und einen Monat später fing unsere Arbeit schon an.
Die Schattenfrauen
Wir haben direkt mit der Projektleiterin, Annette Elwert, zusammengearbeitet und den Part „Pro-Sek“ im Bereich der Reorganisation der Sekretariate begleitet. Insgesamt haben wir sieben Chefarztsekretariate analysiert. Die Analyse beginnt bei uns mit den so genannten „Schattentagen“, d. h. wir folgen der Mitarbeiterin wie ein Schatten für jeweils einen Tag in ihrem Arbeitsalltag. Und wie den eigenen Schatten wird man auch uns an diesem Tag nicht los! Wir beobachten, wie und mit welchem Hilfsmitteln gearbeitet wird, wie mit der Technik umgegangen wird, wie mit Aufgaben, Terminen, offenen Vorgängen, welche Organisationshilfsmittel es gibt usw. Aus den einzelnen Beobachtungen leiten wir unsere Gesamtanalyse ab. Ausgehend von dieser Analyse in insgesamt sieben Bereichen haben wir ein Konzept erstellt, wie die künftige Organisation aussehen könnte. Dieses Konzept haben wir im Hause Asklepios Harburg ausführlich vorgestellt.
Das Konzept
Mit Frau Elwert, aber auch mit der Lenkungsgruppe, die aus der Projektleiterin, dem kaufmännischen Direktor, dem ärztlichen Direktor, der Pflegedirektorin, einigen Chefärzten und einigen Chefarztsekretärinnen bestand, haben wir auf Augenhöhe zusammengearbeitet. Wir durften dort unsere Ideen vortragen und umsetzen, sie wurden positiv und konstruktiv und – wenn nötig – auch kritisch angenommen. Nachdem unser Konzept ausführlich besprochen und begutachtet wurde, wurde der Startschuss für die Umsetzung des Ganzen gegeben: für uns ein wirkliches Erfolgserlebnis, denn ab dem Zeitpunkt konnten wir tatsächlich aktiv gestalten. Einer der wichtigsten Punkte des Konzepts war es, ein Servicecenter einzurichten, in dem zum einen schon bestehende Sekretariatsdienstleistungen gebündelt werden können und zum anderen das bestehende Schreibbüro integriert wird – das war der Dreh- und Angelpunkt des ganzen Erfolgs. Dafür galt es, zunächst einmal eine geeignete Servicecenter-Leiterin zu suchen und zu finden. Auch mit dieser Herausforderung hat man uns betraut und wir haben mit Gudrun Krüßmann, eine ehemalige Mitarbeiterin des bSb in Bremen, die geeignete Kandidatin gefunden. Sie hat die Leitung im Dezember 2008 übernommen, wurde von uns noch einige Monate begleitet und war dann schnell soweit, dass wir das Ruder übergeben konnten.
Der gemeinsame Erfolg
Auch heute stehen wir noch in regelmäßigem Kontakt. Dabei geht es sowohl um einzelne Bausteine, die wir begleiten, als auch um die Rückmeldungen, dass aus unserer Vision Wirklichkeit geworden ist. Die Krönung unserer Arbeit war der Gewinn des Asklepios Awards, den die Klinik mit dem Konzept gewonnen hat. Der Award wird innerhalb des Asklepios Klinikverbundes für besondere und herausragende Leistungen verliehen. Das ist unser gemeinsamer Erfolg – einen schöneren Beweis für eine Win-Win-Situation kann es kaum geben.
BÜRO UND SEKRETARIAT, Birgit Müller
www.buero-und-sekretariat.de
