Wie uns das Kaizen-Prinzip dabei helfen wird, erfolgreich zu sein

Von Jürgen Kurz.

Die Zukunft beginnt jetzt. Denn schon lange sind wir mittendrin in einer hektischen, mobilen und digitalen Welt. Vieles wird einfacher, Vieles wird freier. Umso wichtiger ist es, an den verschiedensten Arbeitsplätzen und mit wechselnden Geräten Ordnung und Struktur in unsere Arbeit und damit in unsere Köpfe zu bekommen.

Das papierlose Büro in der Cloud

Unternehmen, in denen die Mitarbeiter viel unterwegs sind, von zu Hause aus arbeiten oder bei Kunden Aufträge abschließen, fahren am besten mit einer möglichst papierlosen Ablage. Die Technik ist schon lange so weit: So können Außendienstler ganz einfach per App ihre Stunden- oder Kilometerabrechnungen einreichen. Oder Dokumente mit einem Taschenscanner digitalisieren und per Fernzugriff auf dem Firmenserver ablegen. Kommende Betriebssysteme wie Microsoft Azure werden zukünftig auf externen Servern abgespeichert sein und ermöglichen so den kompletten Zugriff von überall auf der Welt.
Solche externen Zugriffe, teilweise auch auf Outlook oder andere Programme, sollten mittels einer Cloud-Lösung geschehen. Die Daten werden dann zentral auf dem Server des jeweiligen Anbieters gespeichert und können von jedem Zugangsberechtigten aufgerufen werden. Beispiele sind Microsoft SkyDrive, Evernote und Dropbox. Auch Amazon bietet inzwischen solche Cloud-Dienste für Unternehmen an.
Vorteile der Cloud:

• Die Daten werden automatisch synchronisiert, nachdem sie von einem Nutzer geändert wurden. So arbeiten alle an demselben Dokument, es gibt keine verschiedenen Versionen mehr.
• Vertriebsmitarbeiter oder andere Externe haben Zugriff auf Material, das für ihre Arbeit wichtig ist. Beispielsweise wenn der Kunde digitale Broschüren, Bildmaterial, Logos oder ähnliches braucht. Ein Zwischenspeichern auf dem Notebook entfällt.

Das Kaizen-Prinzip in der digitalen Welt

Menschen greifen mobil von überall auf der Welt auf eine Ablage zu. Zu verschiedenen Zeiten, von verschiedenen Orten mit verschiedenen Geräten. Gerade dann ist es besonders wichtig, eine übersichtliche Struktur zu leben. Bleiben Sie auch hier bei dem Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Die Unternehmensberater von tempus Consulting raten ihren Kunden dazu, eine Systematik zu erschaffen, in der jedes Dokument binnen einer Minute gefunden wird. Die entstandenen Ablagespielregeln sollten Sie dann verschriftlichen und ebenfalls für alle einsehbar ablegen.

Mitarbeiter bei neuen Strukturen mit einbeziehen

Ein sehr guter Abteilungsleiter einer Firma in Karlsruhe wollte die Ablage in seiner Abteilung verbessern. Er hat sich hingesetzt und sich überlegt, wie man die Dateien besser ablegen kann. Dann hat er Regeln aufgestellt, die er anschließend an alle Mitarbeiter verteilte. Er hat bestimmt, dass man das in Zukunft so machen soll und sich dann gewundert, warum das nicht funktioniert. Ganz einfach: Menschen funktionieren nicht so. Sie wollen miteinbezogen werden.
Legen Sie gemeinsam mit den Kollegen Ablagespielregeln fest. Idealerweise hat jeder ein Vetorecht. So entsteht eine Ordnerstruktur, die von allen eingehalten und genutzt wird. Achtung: Legen Sie ein System ohne Absprache fest, besteht die Gefahr, dass die neue Ablage nicht genutzt wird, weil sie niemand akzeptiert. Gerade in der der neuen digitalen Arbeitswelt ist es wichtig, andere mit einzubeziehen. Das wird im Büro der Zukunft ein immer größeres Thema werden.

Kaizen an wechselnden Arbeitsplätzen im Unternehmen

IBM hat es vor einigen Jahren vorgemacht: Desk-Sharing. So konnten rund ein Drittel der Schreibtische und passende Infrastruktur eingespart werden. Ein Konzept, das vor allem dann gut funktioniert, wenn es Strukturen gibt, an die sich alle halten. So ist jeder Arbeitsplatz einer bestimmten Kategorie gleich ausgestattet: Es gibt rechts ein Telefon, in das man sich als Mitarbeiter einwählen kann, damit man mit seiner Nummer erreichbar ist. Es gibt eine Station, an der man sein Notebook anschließen kann und es gibt einen Rollcontainer mit Schubladen, in denen eine Grundausstattung an Büromaterial liegt. In der obersten Schublade finden sich dann Dinge, die man häufig braucht wie Stifte und Notizzettel. Jedes Teil an seinem Platz. Je weiter man in den Schubladen nach unten geht, desto weniger häufig braucht ein Mitarbeiter diese Dinge. Locher, Tacker & Co werden also im papierlosen Büro bald ganz unten angesiedelt sein. Sind die Schubladen und Fächer dann noch entsprechend beschriftet, weiß jeder sofort, wo er Büromaterial finden kann oder aufräumen muss.

 

Mehr über erfolgreiches Kaizen im Office erfahren Sie bei unserem bSb-Offsite am 14. Oktober in Hamburg.

Hier kommen Sie zum Programm und zur Anmeldung.

(Text/Fotos: Jürgen Kurz)