Ob Auf- oder Umstieg – kaum einer Berufsgruppe stehen so viele Türen offen wie Office Managerinnen. Zum einen bilden die verschiedenen Ausbildungswege eine breite Grundlage, um in vielen Branchen und Bereichen Fuß zu fassen. Außerdem ist heutzutage kaum noch ein Assistenz-Job auf klassische Sekretariatsaufgaben beschränkt. „Die meisten erledigen auch Projektarbeiten. Das erleichtert zum Beispiel den Weg von der Team-Assistenz Vertrieb zur Assistentin des Vertriebsleiters“, sagt Barbara Klunker, Fachbereichsleiterin Assistenz und Sekretariat beim Personaldienstleister DIS AG in Köln. „Mehr als die Hälfte der Assistentinnen, die von uns mehrmals vermittelt werden, steigen schon beim zweiten Einsatz höher ein“, so Barbara Klunker. Sie beobachtet allerdings auch, dass Frauen häufig „zu bescheiden“ sind und „ihr Licht unter den Scheffel stellen“. Ein klares Aufstiegshindernis! „Man muss schon aktiv ansprechen, was man möchte und nicht darauf warten, dass man die Traumstelle angetragen bekommt“, so die Karriereexpertin.
Interview mit Barbara Klunker
Sie kennt das große Potenzial von Office Managerinnen: Barbara Klunker, Fachbereichsleiterin Assistenz und Sekretariat beim Personaldienstleister DIS AG in Köln. Im Interview erklärt sie, wie die Chancen am besten genutzt werden.
Wie realistisch ist ein Auf- oder Umstieg im Assistenzbereich?
Barbara Klunker: Da der Beruf so vielfältig ist: sehr realistisch! Man kann über viele verschiedene Ausbildungswege Assistentin werden, und die meisten bringen eine breite Grundlage mit. Hinzu kommt, dass viele Assistentinnen neben den klassischen Sekretariatsaufgaben auch Projektarbeiten erledigen. Das erleichtert zum Beispiel den Weg von der Team-Assistenz Vertrieb zur Assistentin des Vertriebsleiters. Mehr als die Hälfte aller Assistentinnen, die von uns mehrmals vermittelt werden, steigen schon beim zweiten Einsatz höher ein.
Wie kann so ein Weg konkret aussehen?
Eine Abteilungsleitersekretärin könnte über die Position der Bereichsleitersekretärin bis zur Vorstandssekretärin aufsteigen. Wir haben kürzlich eine Dame als Empfangssekretärin vermittelt – heute ist sie die persönliche Assistentin eines Unternehmensberaters. Oder die Anwaltssekretärin, die jetzt in einem großen Unternehmen Assistentin des Leiters der Rechtsabteilung ist. Auch Side-steps, etwa zur reinen Projektarbeit oder Sachbearbeiterin, können spannend sein.
Klingt gut. Trotzdem gelingen solche Sprünge nicht allen. Was sind typische Fehler?
Nach meiner Erfahrung neigen Frauen dazu, ihr Licht unter den Scheffel zu stellen, zu bescheiden zu sein. Männer sagen zu einer neuen Herausforderung: „Das habe ich noch nie gemacht, aber klar kann ich das!“. Frauen zögern eher: „Mal schauen, ob es doch klappt…“ Ein großer Fehler ist oft falscher Stolz: Man muss schon aktiv ansprechen, was man möchte und nicht darauf warten, dass man die Traumstelle angetragen bekommt.
Mit welchen Schritten ebnet man den Weg zur Wunschposition konkret?
Es gibt viele Wege. Ein Türöffner ist, sich im Unternehmen sichtbar zu machen. Punkten Sie mit Leistung, Engagement und Freundlichkeit – und zwar ohne falsche Bescheidenheit. Eine von uns vermittelte Sekretärin ging zum Beispiel in verschiedene Abteilungen ihrer Firma und fragte nach zusätzlichen Aufgaben, weil sie noch freie Kapazitäten hatte. Inzwischen leitet sie die Abteilung für Presse und Öffentlichkeitsarbeit. Das Tolle ist: Wenn man proaktiv an etwas herangeht, hat man große Chancen, rechtzeitig gesehen zu werden. Erzählen Sie außerdem von Ihren Erfolgen – möglichst bei den Entscheidern. Das lässt sich durchaus charmant verpacken. Vielleicht können Sie auch gezielt Projekte übernehmen, die Prestige im Unternehmen haben.
Chefs werden kaum erfreut sein über Veränderungspläne ihrer Assistentin…
Sicher versuchen Vorgesetzte, gute Kräfte zu halten. Trotzdem: Wer sich mit seinem Chef versteht, sollte überlegen, ob ein Gespräch übers eigene Fortkommen nicht doch Sinn macht. Das jährliche Mitarbeitergespräch ist ideal dafür. In jedem Fall sollten Sie die Personalabteilung mit ins Boot nehmen. Die hat ein großes Interesse daran, gute Mitarbeiter zu halten.
Wie sinnvoll ist Networking?
Sehr! Auf Menschen zugehen und gute Beziehungen zu Kollegen aufbauen zu können, ist eine wichtige Voraussetzung für jeden internen Wechsel. Nutzen Sie Betriebsfeiern, Afterwork-Partys oder Fortbildungen, um auch mit Kollegen aus anderen Bereichen und Firmen ins Gespräch zu kommen. Nützlich sind zudem externe Netzwerke wie die bSb-Regionalgruppen oder Xing. Auch Weiterbildungsseminare sind prima Austauschbörsen. Um den Markt zu sondieren und Ihre Chancen auf eine neue Stelle zu erhöhen, können Sie Gespräche mit Personaldienstleistern führen. Dabei werden Sie auch feststellen, ob Sie weitere Qualifizierungen benötigen.
Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen!