Jeder kennt es: Ein Kollege oder eine Kollegin verlässt das Unternehmen oder es entsteht eine neue Stelle. Das heißt: Ein freier Arbeitsplatz muss besetzt werden.
Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt, um das Bewerbungsverfahren optimal zu organisieren:
Der Prozess beginnt damit, Zeitungen und Magazine auszuwählen, in denen die Stellenanzeige Ihres Unternehmens erscheinen soll. Anschließend kann das Texten beginnen. Feste Bestandteile eines Stelleninserats sind ein Anforderungsprofil, die Beschreibung der offenen Stelle und alle notwendigen Kontaktdaten. In der Regel wird auch das Unternehmen in der Anzeige kurz vorgestellt. Formulieren Sie die Stellenausschreibung möglichst präzise, damit nur jene Bewerber antworten, die für die freie Position auch tatsächlich geeignet sind. Wenn Sie den Text zur finalen Freigabe vorlegen, versehen Sie die von Ihnen verfasste Stellenausschreibung mit einem Post-it® Note, auf dem Sie die Zeitungen notieren, in denen das Inserat erscheinen soll. Das gibt Ihrem Vorgesetzten einen kurzen Überblick – vielleicht hat er auch noch einen zusätzlichen Vorschlag. Tipp: Inserieren Sie auch online. Dies ist oft nicht nur kostengünstiger, sondern auch immer gängiger – mittlerweile sucht eine große Zahl an Bewerbern sogar ausschließlich online.
Die hohe Anzahl an eintreffenden Bewerbungen wird im nächsten Schritt durch eine grobe Vorauswahl reduziert. Vorgaben hinsichtlich Noten in Ausbildung oder Studium sowie der gesammelten Berufserfahrung und Schulbildung sind hier die üblichen Kriterien, anhand derer Sie die Vielzahl der relevanten Bewerbungen filtern können. Haben Sie die Einstellungskriterien mit Ihrem Vorgesetzten bereits vorher abgesprochen, können Sie die unpassenden Bewerbungen schon einmal zur Seite legen. Schreiben Sie sich aber zur Sicherheit selbst eine Notiz auf ein Post-it® Super Sticky Note und befestigen Sie es an Ihrer Schreibtischlampe: „Absageschreiben nicht vergessen!“ Zur Auswahl geeigneter Kandidaten aus den verbliebenen Bewerbungen hilft ein Sortiersystem. Dazu bieten sich die Haftstreifen Post-it® Index in verschiedenen Farben an. Ein grünes Post-it Index befestigen Sie auf den Mappen jener Bewerber, die besonders gut für die offene Stelle geeignet sind. Gelb steht für jene Personen, die zwar nicht alle Anforderungen exakt erfüllen, jedoch trotzdem interessant sind. So vorbereitet können Sie den Stapel an Ihren Vorgesetzten weiterleiten – achten Sie aber darauf, dass es insgesamt nicht mehr als 10 – 15 Bewerber sind.
Anschließend werden mit den Jobinteressenten, die Ihr Vorgesetzter gerne persönlich kennen lernen möchte, Termine vereinbart. Damit er sich auf das Vorstellungsgespräch einstellen kann, können Sie ihn zeitnah noch einmal daran erinnern. Ganz schnell geht das mit einem Post-it® Super Sticky Note auf seinem PC-Monitor: „Herr Schäfer stellt sich heute um 10:00 Uhr vor!“ Hat Ihr Vorgesetzter sich für eine Bewerberin oder einen Bewerber entschieden und mit ihr bzw. ihm die Arbeitskonditionen wie z. B. Gehalt oder genaue Anfangszeit verhandelt, können Sie einen Arbeitsvertrag aufsetzen.
Bevor der Arbeitsvertrag für den neuen Mitarbeiter per Post verschickt wird, gehen Sie auf Nummer sicher und kennzeichnen Sie die Stellen, an denen er unterschreiben soll, mit einem Post-it® Index mit Unterschriftensymbol. So wird garantiert keine Unterschrift vergessen und dem guten Start am neuen Arbeitsplatz steht nichts im Wege. Zur netten Begrüßung des neuen Kollegen greifen Sie zu einem Post-it® Super Sticky Note und befestigen es auf seinem Telefonhörer: „Rufen Sie an, wenn Sie Hilfe benötigen. Herzlich Willkommen bei uns!“