Tipps vom Powerpoint-Experten Bernd Allgeier
- Wie lautet meine Botschaft? Wen soll die Präsentation erreichen? Was interessiert die Zielgruppe wirklich? Welchen Wissensstand haben sie? Auf diese Fragen sollte man zu Beginn der Ausarbeitung klare Antworten haben. „Betrachten Sie Ihren Vortrag bei allen Schritten durch die Kundenbrille“, rät Bernd Allgeier. Häufig werde an der Zielgruppe vorbei präsentiert und zum Beispiel zu viel Wissen vorausgesetzt oder durch eine zu lange Darstellung der Firmenhistorie gelangweilt.
- „Powerpoint lädt geradezu dazu ein, die Folien mit Text zu überfrachten“, weiß Allgeier. Die Folge: Das Publikum ist durch Lesen abgelenkt, außerdem geht die Kernbotschaft unter. Faustregel: Pro Folie eine wichtige Aussage! „Es gibt keine Notwendigkeit, Platz zu sparen – lieber mehr Folien verwenden“, so der Profi.
- Je freier die Präsentation gehalten wird, desto interessanter ist sie für die Zuhörer. „Aber das erfordert Übung“, sagt Bernd Allgeier. Allein zu wissen, worüber man spricht, ist keine Garantie für eine gute Darstellung. „Im Idealfall lässt sich der Stoff in einer Geschichte mit Spannungsbogen erzählen“, findet Bernd Allgeier: „Schildern Sie eine Ausgangssituation mit ihren Schwierigkeiten, dann führen Sie eine Art Helden ein, der die Probleme löst.“ Funktioniert nicht immer, aber wenn, dann ist der Erfolg so gut wie sicher.
- Halten Sie sich bei der Sprache an das Prinzip „kleinster gemeinsamer Nenner“, das heißt: Richten Sie sich nach den Zuhörern mit den geringsten Vorkenntnissen. Mit Fachbegriffen also so sparsam wie möglich umgehen,Abkürzungen vermeiden bzw. bei ihrer ersten Nennung erklären.
- Optische Mittel wie Schriften und Schriftgrößen, Farben, Unterstreichungen oder Fettungen sollten allein der besseren Übersichtlichkeit dienen. Allgeiers Grundregel: „Gleiches gleich gestalten.“ Also zum Beispiel bei Diagrammen die Wahl der Farben konsequent auf allen Folien beibehalten; für besondere Arten von Informationen immer die gleiche Schrift verwenden etc.
- Nutzen Sie die interaktiven Möglichkeiten und setzen Sie Hyperlinks ein, um bei Bedarf den Vortrag mit vertiefenden Informationen zu ergänzen.
- „Machen Sie auch von der Referentenansicht des Programms Gebrauch“, rät Bernd Allgeier. Er betrachtet es als vorteilhaft für den Redner, eine fürs Publikum unsichtbare Version auf dem Laptop mit eigenen Kommentaren oder Ergänzungen zu versehen.
- Präsentationen werden lebendiger, wenn zwischen Darstellungsformen gewechselt wird: Binden Sie zum Beispiel ein Flipchart ein, zeigen Sie einen kleinen Film oder lassen Sie Anschauungsmaterial – etwa ein Produkt– durchs Publikum gehen.
- Die Zuhörer sollen später ein Handout bekommen? „Gute Idee“, findet Bernd Allgeier, „aber dann brauchen Sie zwei Fassungen Ihres Vortrags“. Denn eine gute Präsentation hält nur die Kernbotschaften des Redners schriftlich auf Folie fest, kommt daher mit viel weniger Text aus als ein Handout.
Der Stuttgarter Betriebswirt und Grafikdesigner Bernd Allgeier gründete 2010 die Agentur „GestaltungMitDenken“, die sich auf die Erstellung effizienter und verständlicher Präsentationsunterlagen spezialisiert hat. www.gestaltungmitdenken.de
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