Nichts Vergessen? – Geschäftsreisen professionell vorbereiten
Eine Geschäftsreise beginnt lange vor der Fahrt zum Flughafen. Als professionelle Office-Managerin wissen Sie: Eine solide Planung im Vorfeld erspart allen Beteiligten nervenaufreibenden Stress während der Reise – nicht zuletzt Ihnen.
Hier einige Tipps, woran Sie bei der Vorbereitung denken sollten:
1. Übersicht schaffen: Erstellen Sie zunächst einen detaillierten Reiseplan. Das wird Ihnen leicht von der Hand gehen, wenn Sie die wichtigsten Fragen vorab klären: Was ist der Anlass für die Reise? Wo geht die Reise hin? Wann soll sie stattfinden und wie lange wird sie dauern? Mit welchen Gesprächspartnern trifft Ihr Chef wann zusammen? Wann finden die verschiedenen Termine statt? Kopieren Sie den Reiseplan, damit auch die Daheimgebliebenen auf dem Laufenden bleiben.
2. Plan B vorbereiten: Sobald alle wichtigen Eckdaten feststehen, können Sie den passenden Flug buchen. Denken Sie daran, sich eine Buchungsbestätigung zufaxen zu lassen! Unser Tipp: Notieren Sie sich gleich auch alternative Abflugzeiten – am besten auf Post-it Notes, die Sie direkt auf der Buchungsbestätigung platzieren. Muss der Flug kurzfristig umgebucht werden, haben Sie auf diese Weise alle notwendigen Informationen sofort parat.
3. Und abends ins Theater… Ihr Chef hat während seiner Reise hin und wieder ein paar Stunden nicht verplant? Wie wäre es mit einem Freizeitprogramm? Setzen Sie dabei doch persönliche Akzente mit kleinen Hinweisen. So könnten Sie Ihrem Chef zum Beispiel besonders gut bewertete Restaurants oder interessante Museen empfehlen. Notiert auf Post-it Notes fallen Ihre Hinweise garantiert auf und die Prospekte bleiben frei von unschönen „Kritzeleien“.
4. Reisemappe erstellen: Haben Sie alle Unterlagen beisammen, bleibt nur noch eins: Alles in einer Reisemappe zusammenstellen und nach zeitlicher Reihenfolge ordnen. Mit den Haftstreifen von Post-it Index können Sie schnell und unkompliziert ein Register erstellen und so für noch mehr Übersicht sorgen. Die farbigen Haftstreifen einfach am Rand des jeweiligen Dokuments platzieren und mit einem prägnanten Stichwort beschriften. Das kommt garantiert gut an.
5. Und schließlich: Übergeben Sie die Reiseunterlagen mit dem guten Gefühl, mal wieder ganze Arbeit geleistet zu haben.