Alle Jahre wieder… ist guter Rat bei der Weihnachtsfeierplanung gefragt. Solche Betriebsfeste fördern den Kontakt zwischen den Mitarbeitern und wirken sich positiv auf das Betriebsklima aus. Außerdem ergibt sich die Möglichkeit für den Chef einige Worte an seine versammelte Mitarbeiterschaft zu richten und für einen schönen Jahresausklang zu sorgen. Werden Sie zum Organisator der betrieblichen Weihnachtsfeier auserkoren, können Sie sich viel Mühe und Arbeit ersparen, wenn Sie von Anfang an strukturiert vorgehen. Wochenlanges Organisieren und Planen gehören mit Hilfe der folgenden Tipps der Vergangenheit an:
Die 5 W’s der Planung. Fünf W’s können Ihnen als roter Faden bei der Planung dienen: Wer, was, wie, wann und wo. Wenn Sie sich an diesen grundsätzlichen Fragen orientieren, ist sichergestellt, dass kein Aspekt der Planung untergeht. Notieren Sie sich die 5 W’s doch auf einem neonfarbenen Post-it Note und kleben Sie diese vorne auf Ihre Unterlagen – so haben Sie die zentralen Fragen immer im Blick. Bevor Sie aber mit der Organisation beginnen, muss eine sechste W-Frage geklärt werden: Welches Budget steht zur Verfügung? Besprechen Sie zunächst mit Ihrem Chef, welchen finanziellen Rahmen Sie für die Weihnachtsfeier ausschöpfen dürfen und prüfen Sie dann, was Sie mit dem Budget realisieren können!
WANN – Der Termin. Bei der Auswahl des Termins sollten Sie besonders darauf achten, dass möglichst viele Mitarbeiter teilnehmen können. Bei Abendveranstaltungen wie einer Weihnachtsfeier bieten sich erfahrungsgemäß ein Donnerstag oder ein Freitag an. Die Anzahl der Gäste hängt aber nicht nur vom Termin ab, sondern auch davon, ob neben allen Mitarbeitern noch deren Familien oder Partner eingeladen werden.
WO und WAS – Location und Verpflegung. Sobald Sie einen Termin festgelegt haben und sich über die Anzahl der Gäste im Klaren sind, können Sie nach einer passenden Location für die Feier suchen. Wollen Sie in den firmeneigenen Räumlichkeiten feiern oder ein Restaurant anmieten? Oder soll es in diesem Jahr einmal etwas Ausgefallenes sein, etwa eine alte Burg oder eine Fabrikhalle im industriellen Look? In jedem Fall müssen Sie gekoppelt mit der Location auch die Art der Verpflegung festlegen. Im Restaurant ist dies in der Regel nur eine Frage der Menüzusammenstellung – wollen Sie aber außergewöhnlichere Räumlichkeiten anmieten, benötigen Sie auch einen Catering-Service, der sich um das Buffet, die Bestuhlung und die Getränke kümmert. Mit Post-it Index können Sie Unterlagen und Ausdrucke zu den unterschiedlichen Locations und Catering-Angeboten ganz einfach sortieren.
WER – Die Einladungen. Bei der Gestaltung der Einladungen können Sie Ihren kreativen Einfällen freien Lauf lassen. Überlegen Sie sich aber im Vorfeld, wie formell die Einladung gestaltet sein muss und welche Informationen Sie nicht vergessen dürfen. Und das Wichtigste: Übersehen Sie nicht den Termin, um die Einladungen zu verschicken – ein Post-it Super Sticky an Ihrem PC-Monitor erinnert Sie daran!
WIE – Haftungsfrage und Rechtliches. Bei der Planung eines Festes dürfen trotz des fröhlichen Ereignisses Haftungsfragen nicht vergessen werden. Befragen Sie am besten Ihre Versicherungsgesellschaft, was zu tun ist, damit alle Gäste versichert sind und keine unangenehmen Überraschungen auftauchen, wenn ein Unfall passiert. Außerdem sollten Sie sicherstellen, ob weitere rechtliche Bereiche berührt werden. So müssen beispielsweise GEMA-Gebühren entrichtet werden, wenn Musik gespielt wird.
Zu guter Letzt sollten Sie Ihren Chef vielleicht noch einmal daran erinnern, eine kurze Rede an die Mitarbeiter vorzubereiten und ein paar anspornende Worte für das neue Jahr auszusprechen. Eine Notiz auf einem kanariengelben Post-it Note garantiert, dass Ihr Chef wirklich daran denkt und die Weihnachtsfeier auch in diesem Jahr zu einem gelungenen Fest wird.