Die Mühe um ein papierloses Büro trägt in den meisten Unternehmen noch keine Früchte und vielerorts platzt das Archiv wie eh und je aus den Nähten. Obwohl immer mehr Daten in Unternehmen digitalisiert werden, befinden sich laut einer Ovum-Studie noch 80 Prozent der Informationen, mit denen Unternehmen arbeiten, auf Papier. Nehmen Sie doch das neue Jahr zum Anlass, mit veralteten Systemen aufzuräumen und Struktur in die Ablage sowie das Dokumentenarchiv zu bringen. Mit den folgenden Tipps organisieren Sie Ihre Ablage effizienter und finden schneller, wonach Sie suchen:
Helfer beim Ordnen. Unterschiedliche Ordnertypen, Schnellhefter und Dokumentenmappen helfen Ihnen dabei, neue Aufträge, Angebote oder offene Rechnungen aufzubewahren. Mit so genannten Ablageboxen können Sie Ihre Altablage perfekt verwalten, während Stehsammler für Broschüren, Zeitschriften und Info-Material Platz bieten. Für Kundenunterlagen eignen sich besonders Hängemappen, die sich mit Reitern versehen lassen. Post-it Index Strong gebogen verfügen über eine gebogene Oberfläche, die sie zum idealen Reiter für Hängeregistraturen machen. Beschriftet mit Kundenname oder -nummer bringen sie schnell Ordnung in die Registratur.
Sortier- und Ordnungssysteme. Ordnen Sie Schriftstücke nach Buchstaben, Nummern oder Datum. Mittels Buchstaben-Ordnung können Sie Unterlagen nach Kundenname, Sachgebieten oder geografischen Gesichtspunkten sortieren, während Sie beim Ordnen nach Nummern Kunden- und Rechnungsnummern als Ordnungsmerkmal heranziehen sollten. Auch das Datum kann die Sortierfunktion innerhalb der Ablage übernehmen – ein rein chronologisches Sortieren von Unterlagen reicht allerdings nicht aus. Vielmehr sollten Sie diese Variante mit der Buchstaben- oder Nummernordnung kombinieren.
Aufbewahrungsfristen. Bevor ein Dokument in die Ablage wandert, sollten Sie sich informieren, wie lange das Schriftstück aufbewahrt werden muss. Egal, ob Sie es im Original oder digital archivieren – es gilt die Regel, dass Dokumente während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein müssen. Bei digitalen Daten müssen Sie gewährleisten, dass alle Daten vollständig und richtig gespeichert werden und der Inhalt unverändert bleibt. Bevor Sie ein Schriftstück in Ihr Ablagesystem einordnen, notieren Sie sich auf einem Post-it Note das Jahr, in dem Sie das Dokument wegwerfen können und befestigen Sie es gut sichtbar auf dem Dokument. So können Sie zu Beginn jedes Jahres schnell und unkompliziert alle Schriftstücke entnehmen und ausmustern, auf denen das laufende Jahr steht.
Dokumentenmanagement-Systeme. Sollte Ihr Chef sich entschließen, gegen den Stapel an Papier im Archiv anzukämpfen, so können Sie ihm ein elektronisches Dokumentenmanagement-System vorschlagen. Diese Softwarelösungen dienen dazu, ursprünglich papiergebundene Dokumente in elektronischen Datenbanken zu verwalten. Lassen Sie sich Angebote von unterschiedlichen Herstellern schicken und bewerten Sie diese nach Gesichtspunkten wie Leistung und Kosten. Notieren Sie für Ihren Chef die wichtigsten Eckdaten auf einem Post-it Note, mit dem Sie das jeweilige Angebot versehen.
Und solange noch kein elektronisches System die Ablage koordiniert, hilft Ihnen ein Post-it Super Sticky Note auf dem Archivschrank: „Unterlagen bitte nach Kundennummer einordnen!“