„Frau Keitsch, Sie erledigen das, nicht wahr?“ Als Assistenz Ihres Chefs haben Sie diese oder ähnliche Worte im vergangenen Jahr bestimmt oft gehört. Sie haben Geschäftsreisen organisiert, Veranstaltungen geplant, Projekte übernommen, Betriebsfeierlichkeiten ausgerichtet und vielleicht sogar einen Messeauftritt realisiert. Die Rubrik Office- und Organisationstipps hat Ihnen dazu wertvolle Ratschläge gegeben. Die wichtigsten Tipps des Jahres finden Sie nun noch einmal zusammengefasst:
Tipp 1:
Ziel festlegen und Aufgaben verteilen. Egal, um welche organisatorische Aufgabe es sich handelt – überlegen Sie vor Beginn der Planung bereits, was Sie erreichen wollen und ob Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf genug Zeit für die Durchführung haben. Vielleicht müssen Routinearbeiten delegiert oder Kollegen zu Hilfe geholt werden. Bei der ordentlichen Übergabe und der effizienten Zusammenarbeit helfen Post-it Notes: Notieren Sie wichtige Termine, Hinweise und Erinnerungen auf einem farbigen Post-it Note und platzieren Sie es direkt auf den relevanten Unterlagen. So wird bestimmt nichts übersehen oder vergessen!
Tipp 2:
Informationen einholen. Besonders bei der Organisation von Feiern, Events oder Messeauftritten sollten Sie sich zunächst um die Rahmendaten kümmern. Wie viele Personen nehmen teil oder wer ist die Zielgruppe? In welchen Räumlichkeiten findet die Veranstaltung statt? Ist ein Catering-Service notwendig? Müssen Einladungen versendet werden? Bei der Messeplanung sollten Sie recherchieren, welche Schwerpunktthemen die Messe hat, wie hoch die Besucherzahlen der letzten Jahre waren und was für die Ausstattung des Messestands zu beachten ist. Post-it Index unterstützen Sie dabei, die anfallende Flut an Unterlagen zu strukturieren und farblich zu sortieren. Sie bereiten eine Geschäftsreise vor? Dann vergessen Sie nicht, Flug- oder Zugdaten zu notieren und die Buchungsbestätigung des Hotels anzufordern. Ein Post-it Super Sticky auf dem PC-Monitor Ihres Chefs sorgt dafür, dass die Abreise rechtzeitig beginnt: „10:30 Taxi zum Flughafen!“
Tipp 3:
Übersicht schaffen. Ob Business-Trip oder Eventplanung: Viele Dinge müssen parallel erledigt werden. Da fällt es nicht immer leicht, den Überblick über Aufgaben und Termine zu behalten. Legen Sie in jedem Fall eine Checkliste an! Welche Arbeiten stehen noch an? Wer ist dafür zuständig? Welche Unterlagen werden noch benötigt? Wer ist noch zu kontaktieren? Und wann muss alles fertig sein?
Tipp 4:
Handbuch führen. Ihrem Chef wird es bei manchen Projekten wichtig sein, dass Sie ihn über die Entwicklung auf dem Laufenden halten. Legen Sie sich doch einfach ein Handbuch zu, in dem Sie dokumentieren, was schon erledigt wurde und was noch zu tun ist. Außerdem können Sie auftretende Probleme und Schwachstellen dort festhalten. Wenn Sie Ihrem Chef über den aktuellen Stand berichten, markieren Sie sich bedeutende Stellen im Handbuch mit einem Post-it Index, damit Sie diese im Gespräch schnell finden.
Tipp 5:
Ein paar nette Worte. Die hilfsbereiten Kollegen freuen sich auf jeden Fall über eine liebe Nachricht oder ein Dankeschön. Mit Post-it Super Sticky haften Ihre Botschaften auch auf dem PC-Monitor oder der Schreibtischlampe. „Vielen Dank für deine Hilfe!“ oder „Uns allen gutes Gelingen!“ sieht am besten auf einem neonfarbenen Post-it Note aus!