Hat ein Unternehmen Neuigkeiten zu berichten, kann es sich auf verschiedenen Wegen an die Presse wenden. Der schnellste Weg ist die Pressemitteilung, die eine bedeutsame Nachricht übermittelt und Sachverhalte präsentiert. Handelt es sich aber um eine Mitteilung, die nicht auf ein bis zwei Seiten Papier erläutert werden kann, ist eine Pressekonferenz gerechtfertigt. Eine solche Veranstaltung wird organisiert, wenn beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt kommt oder eine Krisensituation geklärt werden soll. Journalisten und Medienvertreter erhalten dadurch die Gelegenheit, Fragen direkt an die Verantwortlichen zu richten. Wenn es gilt, eine größere Anzahl von Journalisten über ein Unternehmensthema zu informieren, dann ist eine Pressekonferenz also genau das richtige Mittel. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung:
Zur richtigen Zeit …
Die meisten Pressekonferenzen finden donnerstags um 11 Uhr statt. Wenn Sie sichergehen wollen, dass die Presse Ihren Termin wahrnimmt, wählen Sie also besser einen anderen Tag. Die beste Zeit ist erfahrungsgemäß zwischen 10 Uhr und 16 Uhr, denn vor 10 Uhr finden viele interne Besprechungen statt und nach 16 Uhr läuft die heiße Phase kurz vor dem Druck in den Redaktionen an. Außerdem sollte die Pressekonferenz nicht länger als eine Stunde dauern. Prüfen Sie den Zeitpunkt auf Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen, bevor Sie ihn endgültig festlegen, und koordinieren Sie ihn auch mit den Terminen Ihres Chefs. Bieten Sie ihm mehrere Termine zur Auswahl an, erstellen Sie eine zeitliche Übersicht und markieren Sie Ihre Empfehlung mit einem Post-it® Index in Pfeilform.
…am richtigen Ort…
Besonders wichtig ist es, die Anreise für die Journalisten einfach zu gestalten. Liegt Ihr Unternehmen weit außerhalb der Stadt, greifen Sie am besten auf ein Tagungshotel in zentraler Lage oder an einem Verkehrsknotenpunkt zurück. Informieren Sie sich über die Möglichkeiten in Ihrer Stadt und lassen Sie sich Broschüren der Räumlichkeiten zukommen. Mit Post-it® Index markieren Sie wichtige Seiten in den Prospekten, beispielsweise die Preisliste oder die Seite mit den Kontaktmöglichkeiten. Post-it® Notes sind hilfreich, wenn Ihnen spontane Fragen einfallen, die Sie später in einem Telefongespräch mit dem Zuständigen klären wollen – einfach notieren und auf den Prospekt kleben. Auch ein persönlicher Besuch in einigen Tagungshotels kann nicht schaden, um sicherzugehen, dass Ihre Botschaft an die Presse auch in einem ansprechenden Rahmen präsentiert werden kann und alle notwendigen Geräte vor Ort sind.
Stehen Datum, Uhrzeit und Räumlichkeiten fest, können die Einladungen verschickt werden. Als Faustregel gilt dabei: Wenn Magazin-Journalisten angesprochen werden sollen, ist ein Vorlauf von drei bis vier Wochen notwendig. Bei Tageszeitungen und lokaler Presse reichen sieben bis zehn Tage.
… die richtigen Worte finden
Im nächsten Schritt kümmern Sie sich um den Redebeitrag. Es liegt dabei in Ihrer Hand, darauf zu achten, dass Ihr Chef oder ein anderer Verantwortlicher nicht länger als 15 Minuten redet, damit die Medienvertreter anschließend genug Zeit für ihre Fragen und eine angeregte Diskussion haben. Bereiten Sie einen Entwurf für die Rede vor. Ihr Vorgesetzter kann mit Hilfe von Post-it® Notes Ergänzungen hinzufügen oder seine persönlichen Gedanken notieren.
Zu einer professionellen Pressekonferenz gehören außerdem Pressemappen, die an die anwesenden Journalisten verteilt und an abwesende Redakteure geschickt werden können. Eine Pressemappe ist so aufbereitet, dass sie von unterschiedlichen Medien, wie zum Beispiel Fachblättern oder regionalen Zeitungen, gleichermaßen genutzt werden kann. Üblicherweise enthält die Mappe ein Unternehmensprofil, verschiedene Hintergrundinformationen zum Thema und zu den Vortragenden sowie den aktuellen Geschäftsbericht und bei Bedarf Fotomaterial. Legen Sie der Pressemappe auch Post-it® Notes bei: So können sich die Medienvertreter schnell Notizen machen und auf die Unterlagen kleben.
Der letzte Punkt auf Ihrer Liste ist, sich um die Dekoration der Räumlichkeiten und die Bewirtung der geladenen Journalisten zu kümmern. Getränke und kleine Snacks finden auf Pressekonferenzen immer Anklang. Die Tagungsräume dekorieren Sie im Stil des Unternehmens und in den passenden Farben.
Und zum Schluss: Manöverkritik
Ist die Pressekonferenz vorbei, versenden Sie die Pressemappen an die Journalisten, die nicht erscheinen konnten, und sammeln alle Veröffentlichungen über Ihre Veranstaltung. War es die erste Pressekonferenz des Unternehmens, scheuen Sie sich nicht, im Anschluss einige Journalisten zu kontaktieren und eine Manöverkritik durchzuführen. Halten Sie das Ergebnis in einem internen Bericht fest, um ihn bei der nächsten Presseveranstaltung als Checkliste heranzuziehen.
Und vielleicht können Sie Ihrem Chef schon wenige Tage nach der Konferenz ein Post-it® Super Sticky mit einer erfreulichen Nachricht an den PC-Monitor kleben: „Schon 7 Veröffentlichungen, Tendenz steigend – Ihre Rede war beeindruckend!“