Tagungen sind ein gutes Mittel, um sich über spezifische Themenbereiche auf dem Laufenden zu halten und bieten zudem die Möglichkeit, wichtige Kontakte aufzubauen und zu pflegen. Mit den folgenden Tipps planen Sie effektiv und übersehen garantiert nichts:
Beginnen Sie möglichst weit im Vorfeld damit, einen verbindlichen Zeitplan für die Vorbereitungsphasen zu erstellen. Dieser legt fest, welche Arbeiten in welcher Reihenfolge zu erledigen sind. Die Anwendung der „Mind Mapping –Technik“ kann Ihnen dabei helfen, einen guten Überblick über die anfallenden Aufgaben zu gewinnen. Arbeiten Sie dabei am Besten mit bunten Post-it® Notes, schreiben Sie jede anstehende Aufgabe, die Ihnen einfällt, auf eine der Haftnotizen und befestigen dann alle Post-it® Notes an einem großen Flip-Chart. Für Gedanken, die etwas mehr Platz benötigen, verwenden Sie am besten die großen Post-it® Meeting Notes. Legen Sie danach geeignete Überkategorien fest, wie beispielsweise Räumlichkeiten, Catering oder Personal und sortieren die Post-it® Notes den Kategorien zu. So erhalten Sie schnell eine Übersicht, die auch flexibel wieder umgestaltet und neu geordnet werden kann.
Der Zeit- und Aufgabenplan lässt sich gut verbinden mit der Zuteilung von Zuständigkeiten. Bestimmen Sie exakt, wer für welche Bereiche die Verantwortung trägt und wie man die zuständigen Ansprechpartner erreichen kann. Je nachdem in welcher Größenordnung die Tagung geplant ist, können Sie auch ein Organisationskomitee bilden, das sich ausschließlich der Planung und Durchführung der Veranstaltung widmet. Steht eine wichtige Deadline an, befestigen Sie am Besten eine Post-it® Super Sticky Note mit der Erinnerung auf dem Telefonhörer des verantwortlichen Kollegen – so wird garantiert nichts übersehen.
Steht die Zeitplanung und wurden alle Aufgaben verteilt, können Sie mit der Suche nach den passenden Räumlichkeiten beginnen. Tagungshotels bieten große Seminar- und Tagungsräume für die Veranstaltung und vermitteln gleichzeitig Hotelzimmer für Ihre Besucher. Überlegen Sie sich, ob zur Tagung auch eine Firmenausstellung oder Sponsoren-Präsentation umgesetzt werden soll, denn dann benötigen Sie neben dem Tagungsraum noch eine extra Fläche, auf der sich die Aussteller in Ruhe mit den Teilnehmern unterhalten können, ohne die laufenden Vorträge zu stören. Bestellen Sie sich Broschüren einiger Hotels und markieren Sie mit verschiedenfarbigen Post-it® Index Haftstreifen die Seiten, auf denen die Raumausstattung dargestellt wird.
Die Tagung sollte nicht in unmittelbarer Nähe zu anderen Großereignissen der Region stattfinden, die denselben Besucherkreis interessieren könnten. Auch das Buchen von Hotelzimmern wird für Tagungsteilnehmer schwieriger, wenn andere Veranstaltungen zeitgleich liegen.
Sobald der Termin feststeht und die Räume gebucht sind, verschicken Sie die Einladungen zur Tagung. Sie können der Einladung eine Agenda oder ein Programmheft beilegen, in dem die Vorträge und Referenten aufgelistet sind und das Rahmenprogramm vorgestellt wird. Am Veranstaltungstag selbst ist eine gute Personalplanung das A und O. Achten Sie darauf, dass genügend Leute vor Ort sind, die die Teilnehmer begrüßen, Tagungsunterlagen aushändigen und Besucherströme lenken. Legen Sie den Tagungsunterlagen auch einen Block Post-it® Notes als kleine Serviceleistung bei – die Besucher können sich so spontane Gedanken oder wichtige Telefonnummern aufschreiben und direkt auf den Unterlagen platzieren. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollte ein Moderator durch das Programm führen und die Referenten noch einmal darauf hinweisen, ihre Rededauer nicht maßgeblich zu überschreiten. Gibt es in den Pausen zwischen den Vorträgen kleine Snacks und Getränke, können Sie einen Catering-Service damit beauftragen, um Zeit und Organisationsaufwand gering zu halten. Außerdem muss ein Techniker vor Ort sein, der Laptop-Anbindungen, Beamer-Technik, Mikrofone und Beleuchtung regeln kann.
Während der Tagung und im Anschluss sollten Sie ein kleines Rahmenprogramm veranstalten. Begrüßungsrunden mit Imbiss oder ein abschließender Gesellschaftsabend im Restaurant sind bei den meisten Besuchern sehr beliebt. Dabei werden Kontakte gepflegt und der Tag kann beim gemütlichen Beisammensein ausklingen.
Viel Erfolg!