Sind Sie sich auch davon betroffen, Tag um Tag wertvolle Zeit zu vergeuden, weil wieder nicht die Dokumente zur Hand sind, die gerade benötigt werden? Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) vereinfachen das Verwalten elektronischer Dokumente.
Publizistin Brigitte Wandelt erläutert wie DMS helfen kann.
Das tägliche Verwalten von Schriftstücken, Akten und Dokumenten ist das A und O im Büro. Doch wachsende Papierberge, an denen nicht selten kritische Geschäftsprozesse hängen, machen einem die Arbeit nicht unbedingt leicht. Eine durchgängige automatisierte Verarbeitung von Informationen beziehungsweise Dokumenten ist gefordert. Dokumentenmanagement kann hier helfen.
Ordnen und Verwalten mit DMS
Um den Überblick über wachsende Dateibestände zu sichern, unterstützen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) die Verwaltung ursprünglich papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Das heißt, solche Systeme bringen IT-gestützt Struktur ins Chaos der sich türmenden Aktenstapel. So wie man selbst seine Arbeitsaufgaben täglich übersichtlich strukturiert. DMS vereinfachen die Bearbeitung von Dokumenten: Ordnungsstrukturen werden sichtbar, es gibt Checkin- und Checkout-Funktionen und es ist eindeutig zu erkennen, mit welcher Version gerade gearbeitet wird. Zur Indizierung und für Suchtechnologien ermöglichen sie darüber hinaus eine Datenverwaltung auf der Metaebene: Durch die Vergabe einer eindeutigen Identifikation können beispielsweise Dokumente schnell wieder aufgefunden werden. Dabei greifen DMS auf vorhandene Datenbanken zu und vergleichen die dort vorliegenden Informationen mit denen auf den Dokumenten. Dabei abgefragte Suchkriterien können etwa verschiedene Stichwörter, aber auch Kunden- und Auftragsnummern etc. sein. Normalerweise stehen in jedem üblichen Dateisystem auch Suchkriterien zur Verfügung. In der Regel beschränken sich diese aber auf den Jobnamen, eventuell auf das Erstellungs- oder Änderungsdatum sowie die Dateigröße. Gezielte Abfragen nach komplexen Prozessen und Vorgängen sind so nicht möglich. DMS hingegen bieten viele Möglichkeiten, um das benötigte Dokument einfach und zeitnah aus dem umfassenden ‚Aktenstapel’ herauszufiltern. Insbesondere der Einsatz von Datenbanken beschleunigt dabei den Bearbeitungsprozess großer Informationsmengen erheblich. Gleichzeitig ist ein direkter Zugriff auf das einzelne Dokument wie auch auf Dokumentengruppen möglich. Die berühmte ‚Nadel im Heuhaufen’ lässt sich so schnell finden.
Das Zusammenspiel im Team
Komplexe Geschäftsvorgänge werden in der Regel über mehrere Abteilungen bearbeitet. Angefangen von der Angebotserstellung beziehungsweise Prüfung über das Verfassen und Versenden der Auftragsbestätigung bis hin zur Ausführung des Auftrags sind verschiedene Mitarbeiter eingebunden. Spezielle Workflow-Komponenten unterstützen diesen Prozess, indem sie die Zusammenarbeit weitgehend automatisiert steuern. Beispielsweise werden die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter über genehmigte Arbeitsprozesse nicht nur direkt informiert, sondern der zu bearbeitende Vorgang entsprechend automatisiert und unmittelbar weitergeleitet. So bleibt gewährleistet, dass dieser kontinuierlich bearbeitet werden kann. Vor allem internetbasierte Technologien, also Web-Technologien kommen hier zum Einsatz. Sie haben den Vorteil, dass stets zur rechten Zeit die zur Bearbeitung notwendigen Informationen auf dem PC des Mitarbeiters zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erhält der Mitarbeiter einen Hinweis, dass die Daten zur Bearbeitung bereit stehen. Spezielle Zugriffsschutzmaßnahmen sorgen für den Datenschutz. Nicht jeder darf alle Informationen einsehen. Alle zusammengehörigen Informationen werden aus verschiedenen Quellen in die so genannte elektronische Akte zusammengeführt. Bei einer dynamischen Steuerung der Prozesse spielen Berechtigungen, Statusmerkmale und die Auswertung der Attribute von Dokumenten eine große Rolle. Die ‚virtuelle Akte’ wird während des gesamten Bearbeitungsvorganges dynamisch im Arbeitsprozess sichtbar generiert. Bearbeitungsvermerke kennzeichnen den Bearbeitungsstatus des Dokuments. Eine Doppelbearbeitung wird so ausgeschlossen. Nach der Bearbeitung erfolgt die revisionssichere Archivierung der Dokumente im Endzustand auf entsprechende Datenträger. Das spart zusätzlich wertvollen Platz im Büro. Durch die Umwandlung des Dokumentenformates in gängige Dateiformate wie TIFF bleiben diese langfristig lesbar.
Vernetzung aller Informationen
DMS automatisieren weitreichend Geschäftsprozesse, die auf Dokumenten basieren. Das sichert den gesamten Prozess und verkürzt die Bearbeitungszeiten. Die übersichtliche Strukturierung der Aufgaben und der stets aktuell ersichtliche Status vermeiden etwa Redundanzen in der Bearbeitung. Der Einsatz solcher Systeme lohnt sich immer dann, wenn Unternehmen eine Vielzahl an Informationen zu verarbeiten haben. Insbesondere Unternehmen mit Filialen an verschiedenen Standorten profitieren von den Lösungen. DMS-Technologien ermöglichen eine zentralisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Das spart nicht nur Druckkosten für die Dokumente, sondern auch Transportkosten. Heute zählt das Dokumentenmanagement in der Informationsverarbeitung zu einem Teilsystem. In einer vernetzten Welt werden auch Informationen zu Geschäftsprozessen über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet und digital abgebildet. Man spricht von dem so genannten Enterprise Content Management (ECM), in dem alle Daten und Informationen zusammengeführt werden. Deshalb ist bei der Entscheidung für ein DMS darauf zu achten, dass es sich nicht um eine Insellösung handelt, also eine Lösung die nur eine Dokumentenverwaltung zum Ziel hat. Ein modernes DMS sollte dem aktuellen Trend zur Vernetzung aller Informationen entsprechen und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen erfüllen.
Vorteile auf einen Blick
* Geschäftsprozesse, die auf Dokumenten basieren, lassen sich weitgehend automatisieren.
* Dokumente sind einfach zu erstellen etwa über Vorlagenverwaltung, Lese-Schreib-Synchronisation, Freigabe-Workflow, etc.
* Dokumente sind schnell wieder auffindbar.
* Durch Umwandlung in standardisierte Dateiformate wie TIFF oder PDF/A bleiben Dokumente langfristig lesbar.
* Gesetzlicher Archivierungsfristen von bis zu 30 Jahren sind gewährleistet.
* Teurer Speicherplatz wird reduziert.
* Integrierte Zugriffsberechtigungen sichern Datenschutz und Informationssicherheit.
* Manipulationen an Dokumenten und Weiterleitungen werden protokolliert.
* Unklarheiten über Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikte durch parallele Änderungen werden vermieden.
BRIGITTE WANDELT
Freie Publizistin