Es ist Sommer, die Sonne scheint, die meisten Kollegen genießen schon den Feierabend im Biergarten– nur Sie sitzen noch am Schreibtisch? Hin und wieder geht es eben nicht anders. Doch wenn Sie das Gefühl haben, dauerhaft in ihrer Arbeit zu versinken, könnte die Lösung „Delegieren“ heißen: Vielleicht können Sie die ein oder andere Aufgabe an Kollegen abgeben? Hier ein paar Tipps, wie Ihnen das sicher gelingt:
Zunächst Zeit investieren: „Bis ich es jemandem erklärt habe, mache ich es lieber selbst“ –an dem Gedanken ist natürlich etwas dran. Bevor Ihnen eine Kollegin Aufgaben abnehmen kann, braucht es eine intensive Einarbeitung– und das kostet Zeit. Doch es lohnt sich, diese Zeit zu investieren. Je gründlicher Sie Ihre Mitarbeiterin einarbeiten, desto schneller wird sie selbstständig ihre neuen Aufgaben erledigen und sich nur selten mit Nachfragen an Sie wenden müssen.
Wichtiges auf einen Blick: Sie erleichtern Ihrer Kollegin die Einarbeitungsphase, indem Sie ihr gezielt Unterlagen zusammenstellen. So kann sie sich einen Überblick über ihre neue Aufgabe verschaffen. Markieren Sie besonders wichtige Stellen innerhalb der einzelnen Dokumente mit Post-it Notes. Die werden garantiert nicht übersehen und bieten Platz für zusätzliche Hinweise und Anmerkungen.
Akzente setzen! Für Ihre Kollegin, ist es anfangs nicht leicht zu durchschauen, welche Dinge bevorzugt behandelt werden müssen. Heften Sie auf Dokumente mit Priorität daher einfach ein pinkfarbenes Post-it Note. Allein die leuchtende Farbe macht ihre Mitarbeiterin darauf aufmerksam, dass es sich dabei um etwas Wichtiges handelt. Versehen Sie das Post-it Note zusätzlich mit einem Ausrufezeichen oder einem Datum als Deadline – da bleiben keine Fragen mehr offen.
Lob tut gut! Kalkulieren Sie anfangs Zeitpuffer ein. Damit geben Sie ihrer Kollegin die Möglichkeit, Fehler selbst zu korrigieren, ohne dabei zeitlich zu sehr unter Druck zu geraten. Mögliche Engpässe können sie vermeiden, indem Sie sich anfangs regelmäßig mit Ihrer Mitarbeiterin austauschen. Verbesserungsvorschläge sind dabei ebenso angebracht, wie ein positives Feedback!
Das kleine Dankeschön: Hat sich alles eingespielt, werden Sie schnell feststellen, dass Sie Zeit hinzugewonnen haben. Jetzt können Sie Ihren Tag entspannt im Biergarten ausklingen lassen – vielleicht sogar mit Ihrer Kollegin zusammen? Über eine persönliche Nachricht auf einem Post-it Note an ihrem Platz wird sie sich sicher freuen: „Nach Feierabend Lust auf eine gemeinsame Erfrischung im Biergarten? Vielen Dank für deine Hilfe!“