„Frau Schmidt, Sie kümmern sich um alles, nicht wahr!?“ Mit diesen Worten hat Ihnen Ihr Chef gerade die alleinige Verantwortung für die Organisation einer Veranstaltung übertragen. Zunächst scheint es, als ob ein riesiger Berg an zusätzlicher Arbeit vor Ihnen liegt. Doch wie Sie wissen, ist alles nur eine Frage der Koordination. Hier ein paar Tipps, wie Sie das Planen und Organisieren einer Veranstaltung angehen und sicher keinen wichtigen Schritt versäumen.
Informationen einholen: Kümmern Sie sich zunächst um die Rahmendaten und überprüfen Sie, wann, wo und wie die Veranstaltung abgehalten werden soll. Anhand eines entsprechenden Verteilers können Sie kalkulieren, für wie viele Personen Sie das Meeting ausrichten. Anschließend gilt es, einen geeigneten Raum zu finden, das Catering abzustimmen, die Art der Bestuhlung zu klären… Wenn Sie die nötigen Informationen zusammengetragen haben, sollten Sie Ihren Chef über Ihren bisherigen Wissensstand informieren. Stellen Sie ihm Unterlagen über die möglichen Veranstaltungsräume zusammen und versehen Sie diese einfach mit einem neonfarbenen Post-it Note, auf das Sie kurz die wichtigsten Angaben wie Lage und Größe der Tagungsräume, Erreichbarkeit, Ausstattung, Kostenpunkte usw. notieren. Auf diesen Hinweis wird Ihr Vorgesetzter beim Durchschauen der Dokumente sofort aufmerksam und kann sich schnell über die zur Auswahl stehenden Veranstaltungsräume etc. informieren.
Antworten erhalten: Hat Ihr Vorgesetzter Referenten eingeladen, dann sollten Sie baldmöglichst Kontakt mit diesen aufnehmen. So können Sie weiter planen und rechtzeitig auf besondere Wünsche der Referenten eingehen. Verfassen Sie doch einfach einen kurzen Fragebogen. Diesen können Sie „personalisieren“, indem Sie ihn mit einem Post-it Note versehen: „Lieber Herr Dr. Anders, bitte senden Sie den Fragebogen bis zum 15.09. an uns zurück. Viele Grüße, Ihr Veranstaltungsteam“ So liegen Ihnen bald von jedem Referenten die wichtigen Angaben wie An-/Abreise, Hotelreservierung, Kontodaten für die Erstattung des Honorars bzw. der Reisekosten, benötigte Tagungstechnik etc. geordnet vor. Über den Fragebogen können Sie dem Referenten gleichzeitig mitteilen, welche Dokumente und Auskünfte Sie noch benötigen, um auch das Programm zu gestalten oder Pressemappen zusammenzustellen. Sie werden sehen: Mit dem Fragebogen erhalten Sie auf jede Frage eine Antwort!
Überblick bewahren! Viele Dinge müssen parallel kalkuliert werden. Da Sie sich nicht um alles gleichzeitig kümmern können, lassen Sie sich bei der Planung der Veranstaltung von Ihren Kollegen unterstützen. Um den Überblick zu bewahren, sollten Sie eine Veranstaltungscheckliste anlegen. Diese Liste können Sie thematisch in unterschiedliche Kategorien wie „Veranstaltungssaal“, „Einladungen“, „Pressemappen“ etc. unterteilen. Fügen Sie in Ihre Checkliste unbedingt zwei Spalten ein aus denen hervorgeht, wer für welchen Organisationspunkt zuständig ist und bis wann dieser erledigt sein soll. Sobald einzelne Dinge geregelt sind, können diese in ihrer Liste abgehakt werden. Damit Sie besondere Fristen nicht versäumen, markieren Sie diese doch einfach mit den Post-it Index im Miniformat. So haben Sie auf einen Blick und mit einem Griff das Wichtigste im Blick.
Nichts vergessen: Damit wirklich nichts übersehen wird, notieren Sie sich Telefonnummern Ihrer Gesprächspartner oder einzelne Punkte, bei denen Sie nochmals nachhaken müssen auf einem Post-it Super Sticky Note. Dieses können Sie problemlos an Ihrem PC, auf Ihrem Schreibtisch oder auf Ordnern anbringen, denn es haftet auf allen Unterlagen. Auf diese Weise entgeht Ihnen garantiert nichts.
Zuständigkeiten vergeben: Auf Ihrer Checkliste sind nur noch wenige Punkte offen und der Tag der Veranstaltung rückt in greifbare Nähe. Bevor es soweit ist, sollten Sie überlegen, wie Ihre Kollegen Sie weiter unterstützen können. Zwar laufen bei Ihnen organisatorisch alle Fäden zusammen, doch auf der Veranstaltung können Sie sich nicht alleine um alles kümmern und überall gleichzeitig sein. Daher sollten Sie rechtzeitig mit Ihren Kollegen abklären, wer beispielsweise für die Gästeakkreditierung oder die Betreuung der Presse zuständig ist Versorgen Sie Ihre Kollegen noch mit den nötigen Listen und Informationen und fügen Sie „on top“ der Unterlagen einfach ein Post-it Note mit einer persönlichen Nachricht: „Uns allen ein gutes Gelingen!“ Jetzt geht garantiert nichts mehr schief!