Die moderne Sekretärin ist heute nicht mehr nur die rechte Hand des Chefs, sondern wird oftmals zu einer Assistentin, die Verantwortung trägt und kleinere Projekte in Eigenregie plant und durchführt. Bittet auch Ihr Chef Sie zum ersten Mal um die Durchführung eines Projektes, helfen Ihnen diese Tipps die Herausforderung Projektmanagement mit Bravour zu meistern:
1. KISS – „Keep it small and simple“. Starten Sie zunächst mit einfachen Projekten und planen Sie frühzeitig, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufwenden können. Überlegen Sie sich, ob das Projekt noch in Ihren täglichen Arbeitsablauf passt oder ob Routineaufgaben delegiert werden müssen. Bei der Übergabe von Aufgaben an Kollegen helfen Ihnen Post-it Index und Post-it Notes, um Unterlagen zu strukturieren, auf wichtige Termine aufmerksam zu machen oder kleine Notizen anzufügen.
2. Ziele formulieren. Legen Sie genau fest, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen. Viele Projekte scheitern daran, dass Ziele nur unklar definiert oder nicht schriftlich festgehalten werden. Am besten achten Sie darauf, dass Ihre Ziele nicht nur klar und verständlich sondern auch realistisch und kontrollierbar sind.
3. Projektplan erstellen. Spezifizieren Sie in einem Projektplan die zu erledigenden Aufgaben und stellen Sie sicher, dass sie zur Zielerreichung beitragen. Ein detaillierter Projektplan enthält auch einen Zeitplan und Deadlines, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und das Projekt rechtzeitig fertig zu stellen.
4. Aufgaben verteilen. Wenn Sie auch andere Kollegen in das Projekt mit einbinden, sollten Sie darauf achten, Aufgabenbereiche exakt abzugrenzen und Verantwortlichkeiten gerecht zu verteilen. Bei der effizienten Abstimmung und Zusammenarbeit erweisen sich Post-it Notes als optimale „Helferlein“, um kurzfristige Änderungen, bevorstehende Deadlines oder einfach ein paar aufmunternde Worte schnell zu kommunizieren.
5. Überblick bewahren. Die Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt ist ein funktionierendes Informationsmanagement. Regelmäßige Meetings und Berichterstattung sorgen dafür, dass alle Projektmitglieder immer auf dem Laufenden sind. Die anfallende Flut an Unterlagen und Informationen kann mit Post-it Index farblich strukturiert werden und mit Post-it Notes können problemlos eigene Notizen auf wichtigen Unterlagen hinterlassen werden.
6. Das Projekthandbuch. Führen Sie während des gesamten Projektes ein Handbuch, in dem Sie laufend dokumentieren, wie sich das Projekt entwickelt, welche Ziele erreicht wurden, welche Probleme auftraten oder wo es Schwachstellen gab. Das Handbuch hilft Ihnen nach Abschluss Ihres Projektes bei der Bewertung des Projekterfolgs und ist gleichzeitig ein wichtiges Nachschlagewerk um zukünftig Fehler zu vermeiden. Verwenden Sie Ihr Handbuch auch, wenn Sie Ihrem Chef über das Projekt berichten und markieren Sie sich bedeutende Stellen mit Post-it Index, um schnell Zugriff auf die wichtigsten Fakten zu haben.
Und zum Projektabschluss: Post-it Super Sticky Notes halten auch an den PC-Monitoren Ihrer Kollegen – bedanken Sie sich doch mit einer kleinen Nachricht für die gute Zusammenarbeit!