Der Arbeitsalltag ist geprägt von einer beträchtlichen Anzahl an Meetings und Besprechungen. Manche Mitarbeiter sind sogar einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, von Termin zu Termin zu eilen. Eine gute Vorbereitung kann jedoch verhindern, dass Sie und Ihre Kollegen mehr Zeit als erforderlich für Brainstormings und Sitzungen aufbringen:
Entsprechend sollte das Eingrenzen des Teilnehmerkreises ganz oben auf Ihrer To-do-Liste stehen. Alle Personen, die dazu beitragen können, das Sitzungsziel zu erreichen, sollten zum Meeting eingeladen werden. Aber je mehr Teilnehmer anwesend sind, desto länger dauert auch die Besprechung. Als Faustregel für kurze Meetings gilt daher: zehn Minuten Redezeit pro Teilnehmer. Besonders viel beschäftigte Mitarbeiter freuen sich außerdem über eine kurze Erinnerung am Tag der Sitzung: „15:00 Uhr im Konferenzraum!“, platziert auf einem Post-it® Super Sticky Note am PC-Monitor, ruft den Termin zurück ins Gedächtnis.
Meetings sind nur dann effektiv, wenn jeder Beteiligte weiß, worum es geht, welche Punkte besprochen werden und welches Ziel mit der Sitzung erreicht werden soll. Das lässt sich am besten durch das Erstellen einer Agenda oder Tagesordnung bewirken. Vor der Besprechung wird sie bereits an den Teilnehmerkreis verteilt. So können sich alle Teilnehmer optimal vorbereiten und das Meeting kann strukturiert und zügig ablaufen.
Fehlendes technisches Equipment hat schon so manches Meeting verhindert. Dabei sollten Beamer, Laptop und Flipchart zum Standard-Repertoire gehören. Zusätzlich können Sie die praktischen Post-it® Meeting Notes zur Verfügung stellen. Ausgestattet mit verstärkt haftendem Super Sticky-Klebstoff und größer als die üblichen Post-it® Notes sind sie besonders geeignet für den Einsatz bei Präsentationen, Seminaren oder Besprechungen. Vor allem bei Brainstormings und Gruppenarbeiten können Post-it® Meeting Notes konventionelle, nicht klebende Moderationskarten optimal ersetzen. Die verschiedenen Farben erlauben eine übersichtliche Organisation der vorgestellten Ideen und ihre farbliche Zuordnung. Flexibel in der Handhabung können die neuen Post-it® Meeting Notes mühelos und rückstandsfrei wieder abgenommen und gegebenenfalls neu arrangiert werden.
Sind bei der Besprechung Kunden anwesend, machen sich bedruckte Post-it® Notes besonders gut auf dem Konferenztisch. Versehen mit der Werbebotschaft des Unternehmens, kann der Post-it® Block im Anschluss als kleines Give-away mitgenommen werden.
Das Protokoll hält die wichtigsten Aussagen der Beteiligten sowie das erreichte Besprechungsziel schriftlich fest. Möchte Ihr Vorgesetzter oder ein anderer Beteiligter diese Zusammenfassung am Ende des Meetings noch ergänzen, kann er einfach und schnell ein Post-it® Note auf dem Protokoll platzieren. So können Sie bei der Reinschrift die Ergänzungen mühelos an der richtigen Stelle einfließen lassen.