Wer einmal eine größere Firmen-Veranstaltung geplant hat, weiß: Der Hauptteil der Arbeit besteht aus dem Teilnehmer-Management. Längst lassen sich Mitarbeiter dabei von klassischen Office-Anwendungen unterstützen. Doch jetzt geht der Trend zu online-basierten Lösungen.
Warum, erklärt Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt
Veranstaltungsplaner stehen immer häufiger vor der Entscheidung, wie das zeitaufwändige Teilnehmer-Management für ihre Tagung oder ihr Event professionell durchgeführt werden soll. Von der Erstellung der Einladungslisten und dem Einladungs- und Registrierungsprozess über die Berücksichtigung persönlicher Anforderungen einzelner Teilnehmer und der Einbindung der Hotelkontingente bis hin zu Zahlungsabwicklung und Monitoring muss ein professionelles Teilnehmer- Management-System (TMS) zahlreiche Komponenten erfüllen. Der Veranstaltungsmarkt bietet eine zunehmende Fülle an Angeboten und Informationen. Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen die Konsolidierung der Segmente Veranstaltungsorganisation und Geschäftsreisemanagement rasant voranschreitet. Vor diesem Hintergrund ist es eine große Herausforderung, den Überblick zu behalten. Nach wie vor nutzt die Mehrzahl der Unternehmen klassische Office-Anwendungen, die aber recht schnell an Grenzen stoßen. Viele erkennen den Bedarf eines online-basierten Teilnehmer-Managements. Intergerma hat ein solches innovatives Tool zur Verbesserung der Qualität, der Prozessabläufe sowie des strategischen Einkaufs von Leistungen im Tagungs und Veranstaltungsmarkt entwickelt: ein webbasiertes TMS, dessen organisatorische Leistungen weit über die reine Teilnehmer-Registrierung hinausgehen. Durch den Support von Intergerma steht dieses Tool ohne zeitintensive Mitarbeiter-Schulung für den sofortigen Einsatz zur Verfügung. Insbesondere Mitarbeiter, deren Kernaufgabe nicht die Veranstaltungsorganisation ist, sparen damit viel Zeit.
Das professionelle TMS sichert einen lückenlosen Einladungs- und Anmeldeprozess und vermeidet Fehler. Das mühsame Zusammenführen vieler Teilnehmerdaten und die manuelle Übertragung in Excel-Listen entfällt. Zusätzlich wirkt bereits vor dem Event eine grafisch angepasste und funktionelle Anmeldeplattform professionell und zeitgemäß. Auf Modul-Basis sind dabei einzelne Komponenten abrufbar wie die Online-Registrierung für interne und externe Mitarbeiter, Partner und Kunden, die Einbindung der Hotelkontingente, ein Rund-um-die-Uhr-Zugriff für Management, Mitarbeiter und Teilnehmer, die Einbindung spezifischer Anforderungen wie Dienstherrengenehmigung und Reiserichtlinien, die Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung von Teilnehmergebühren, die Unterstützung sowohl papierbasierter als auch elektronischer Anmeldeprozesse und nicht zuletzt ein der Unternehmensidentität entsprechendes Design. Ein persönlicher Projektleiter von Intergerma steht dem verantwortlichen Planer vor, während und nach der Veranstaltung zur Verfügung. Auf diese Weise kann sich der Verantwortliche auf Firmenseite seiner eigentlichen Aufgabe widmen – der inhaltlichen Ausrichtung der Veranstaltung. Im Unternehmen werden gleichzeitig Prozesse optimiert und somit wertvolle Personal- Ressourcen, Zeit und Kosten eingespart. Der finanzielle Aufwand richtet sich nach dem Umfang der gewählten Leistungen und nach der Teilnehmerzahl. Bei einer Veranstaltungsgröße von beispielsweise 300 Personen beträgt der Kostenanteil für das Intergerma-TMS weniger als fünf Euro pro Teilnehmer inklusive dem Aufsetzen der Veranstaltung im Corporate Design des Kunden. Und auch für umweltbewusste Unternehmen gibt es das passende System: Im Zuge der wachsenden Forderung nach ökologisch nachhaltigen Veranstaltungen haben die Klimaschutzorganisation My Climate, das Systemhaus für Veranstaltungsmanagement U2date Solutions und Intergerma gemeinsam ein Tool zur Bilanzierung von CO2-Emissionen entwickelt: Mit „Green TMS“ können Veranstaltungsplaner jetzt auch die genaue Höhe der CO2-Emissionen der Anreisen aller Teilnehmer, Partner und Zulieferer eines Events in Echtzeit berechnen.
Weitere Infos unter www.intergerma.de